GESTIÓN DE ALMACÉN
La gestión de almacenes se define
como el proceso de la función logística que trata la recepción, almacenamiento
y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de cualquier
material – materias primas, semielaborados, terminados, así como el tratamiento
e información de los datos generados.
La
Gestión de Almacenes se sitúa en el Mapa de Procesos Logísticos entre la
Gestión de Existencias y el Proceso de Gestión de Pedidos y Distribución. De
esta manera el ámbito de responsabilidad (en cuya ampliación recae la evolución
conceptual del almacenamiento) del área de almacenes nace en la recepción de la
unidad física en las propias instalaciones y se extiende hasta el mantenimiento
del mismo en las mejores condiciones para su posterior tratamiento.
La gestión de almacenes tiene
como objetivo optimizar un área logística funcional que actúa en dos etapas de
flujo como lo son el abastecimiento y la distribución física, constituyendo por
ende la gestión de una de las actividades más importantes para el funcionamiento
de una organización.
LOS BENEFICIOS QUE JUSTIFICAN LA IMPORTANCIA
DE LA GESTIÓN DE ALMACENES SON:
o
Reducción de tareas administrativas.
o
Agilidad del desarrollo del resto de procesos
logísticos.
o
Optimización de la gestión del nivel de inversión
del circulante
o
Mejora de la calidad del producto
o
Optimización de costes
FUNCIONES
DE LA GESTIÓN DE ALMACÉN:
o
Recepción de materiales
o
Registros de entradas y salidas del almacén
o
Almacenamiento de materiales
o
Mantenimiento de materiales y almacén
o
Despacho de materiales
o
Coordinación del almacén con los
departamentos de control de inventarios y contabilidad
PRINCIPIOS
FUNDAMENTALES DEL ALMACÉN:
o
La custodia fiel y eficiente de los materiales o
productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona
en cada almacén.
o
El personal de cada almacén debe ser asignado a
funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión,
despacho y ayuda en el control de inventarios.
o
Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de
entrada y otra de salida (ambas con su debido control).
o
Hay que llevar un registro al día de todas las
entradas y salidas.
o
Es necesario informar a control de inventarios y
contabilidad todos los
movimientos del almacén (entradas y salidas), la programación y control de producción sobre las existencias.
movimientos del almacén (entradas y salidas), la programación y control de producción sobre las existencias.
o
Se debe asignar una identificación a cada producto
y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventario y
producción.
o
La identificación debe estar codificada.
o
Cada material o producto se tiene que ubicar según
su clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para
facilitar su ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas
correspondientes de registro y control.
o
Los inventarios físicos deben hacerse únicamente
por un personal ajeno al almacén.
o
Toda operación de entrada o salida del almacén
requiriere documentación autorizada según sistemas existentes.
o
La entrada al almacén debe estar prohibida a toda
persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado
por la gerencia o departamento de control de inventarios.
o
La disposición del almacén deberá ser lo más
flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima
inversión.
o
Los materiales almacenados deberá ser fáciles de
ubicar.
o
La disposición del almacén deberá facilitar el
control de los materiales.
o
El área ocupada por los pasillos respecto de la del
total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo
permitan las condiciones de operación.
PROCESOS
DE LA GESTIÓN DE ALMACENES
El mapa de proceso de
la gestión de almacenes se compone de dos ejes transversales que representan
los procesos principales - Planificación y Organización y Manejo de la
información - y tres subprocesos que componen la gestión de actividades y que
abarca la recepción, el almacén y el movimiento.
PLANIFICACIÓN Y
ORGANIZACIÓN
El proceso de
planificación y organización es de carácter estratégico y táctico, dado que
tiene que brindar soluciones de recursos en comunión con las políticas y
objetivos generales que contempla la estrategia de la compañía, en aras de
potenciar las ventajas competitivas por las que apuesta la misma. Dentro de las
actividades o subprocesos que se deben realizar en el proceso de planificación
y organización se encuentran:
Diseño de la red de
distribución de la compañía: Toda compañía
necesita establecer políticas respecto a su red de distribución, dado que esta
debe ser acorde a su mercado y óptima en capacidad de respuesta para mitigar las
fluctuaciones de su demanda. La complejidad de las decisiones respecto al
diseño de la red de distribución es tal, dado que requiere de la combinación
precisa de instalaciones, modalidades de transporte, y estrategias. El Diseño
de una Red de Distribución es la planificación y ubicación estratégica de los
almacenes y centros de distribución de manera que permitan gestionar el flujo
de productos desde uno o más orígenes hasta el cliente. Desarrollar una
adecuada red de almacenes para la compañía y los clientes requiere considerar
una cantidad significativa de elementos: Número de almacenes, las ubicaciones,
la propiedad de la gestión o el tamaño de los mismos.
Responsabilidades de
la Gestión de Almacenes (Gestión Propia o
Subcontratación): Una vez se ha diseñado la red de distribución se procede a
determinar si se autogestionará el almacén o si se subcontratará.
Ubicación de
almacenes: La firma Pricewaterhousecoopers recomienda
que la localización de los almacenes se aborde desde un enfoque con doble perspectiva:
·
Una visión general del mercado: Para
acotarse geográficamente a un área amplia, y
·
Una visión local del mercado: Que
contemple aspectos particulares de las zonas acotadas en la visión general.
Tamaño de los
almacenes: Un almacén debe ser dimensionado
principalmente en función de los productos a almacenar (en tamaño,
características propias y cantidad de referencias) y la demanda (especialmente
en sectores afectados por la estacionalidad de la demanda). Pero además de
estos, intervienen otros factores que deben ser considerados a la hora de
dimensionar el tamaño de un almacén. Los factores a tener en cuenta para el
cálculo del tamaño de un almacén son:
- · Productos a almacenar (cantidad y tamaños)
- · Demanda de los mercados
- · Niveles de Servicio al cliente
- · Sistemas de manipulación y almacenaje a utilizar
- · Tiempos de producción
- · Economías de escala
- · Lay out de existencias
- · Requisitos de pasillos
- · Oficinas necesarias
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